📘 Actualizar firmas electrónicas

📘Cómo actualizar la firma electrónica en el sistema Neola

Cuando la firma electrónica esté próxima a caducar —o ya haya caducado— el sistema Neola te avisará automáticamente. Para actualizarla, sigue estos pasos:

1️⃣ Aviso dentro del sistema

• Al ingresar a Neola aparecerá una alerta indicando que:

  • La firma ha caducado, o

  • Cuántos días quedan antes de que caduque.

• Haz clic en Aceptar e ingresa normalmente.

2️⃣ Aviso por correo electrónico

Neola enviará correos todos los días:

• Durante los 15 días antes de la caducidad.

• Y durante los 15 días después si ya caducó.

Los correos se envían al correo registrado en el sistema.

Al abrirlos verás:

• Cuántos días faltan o cuántos días han pasado desde su vencimiento.

• Un botón o enlace que dice “Ir a Neola Cloud” para actualizar la firma.

Haz clic en ese enlace.

3️⃣ Subir la nueva firma electrónica

Se abrirá una página web donde podrás cargar tu nueva firma.

Pasos:

1. Descarga tu archivo .p12 desde tu proveedor de firma electrónica.

1. En Neola Cloud, haz clic en “Arrastre su archivo aquí o haga clic en esta área”.

2. Selecciona tu archivo .p12.

3. Presiona Subir firma.

1. Ingresa la clave de tu firma.

2. Da clic en Validar.

Si todo está bien, aparece:
“Contraseña correcta, está listo para facturar.”

4️⃣ Actualizar la firma dentro del sistema Neola

1. Minimiza el navegador.

2. Cierra el sistema Neola.

3. Vuelve a abrirlo e ingresa.

Ahora verás un botón en la parte inferior que dice:
“Tiene una firma activa. Actualizarla.”

Haz clic y aparecerá el mensaje:
“Firma configurada con éxito”.

Acepta, ¡y listo! Tu firma ya quedó actualizada.

⚠️ Consideraciones importantes

• Neola advierte que si actualizas la firma después de que haya caducado, podría generar un costo por soporte técnico, ya que hay comprobantes que podrían quedar con error.

• El sistema seguirá enviando notificaciones todos los días hasta llegar a -15 días.

• Una vez que actualices y valides la firma, las notificaciones se detendrán.

• Evita retrasarte:

  • Si la firma está caducada, los comprobantes pueden autorizarse con fechas incorrectas.

  • El SRI exige que los comprobantes se autoricen dentro de máximo 3 días desde la fecha de emisión.