Manuales Personalizados
- Generación de Solicitudes de Compra por Administradores
- Registro de pagos con Anexos Auxiliares
- Configuración de Botones Módulo de Facturación
- Activación de Seguridad en Gmail
- Crear Items
- Re-imprimir Cajas
- Asignación de Centro de Costos 2
- Registro de Requisiciones
- Edición, Anulación y Autorización de Requisiciones
- Aplicación de Promociones a los Productos de Facturación
- Exportar Reporte de Rol de Pago - Formato por Áreas
- Creación y Cobro de GitfCards
- Asignación de Lotes en Ítems de Facturación
Generación de Solicitudes de Compra por Administradores
🔒 Ingreso a Neola Cloud
-Para empezar, ingrese a la pagina de Neola Cloud dando clic en el enlace anterior o buscando desde su navegador preferido, posteriormente ingresar usuario y contraseña proporcionado por tu técnico y por ultimo en iniciar sesión.
- Una vez ingresado, aparecerá la siguiente pantalla.
🛒Generar Solicitud de Compra
- Se deberá dar clic en el botón "Solicitud de Compra"
- Una vez ingresado en "Solicitud de Compra" se deberá llenar los siguientes campos: Ubicación, Observación (opcional) y buscar producto.
- En ubicación: Dando clic sobre el campo, deberá seleccionar la ubicación del local
- Buscar Producto: Ingresando el nombre del producto le saldrá el listado el cual deberá escoger el producto deseado
- Una vez ingresado el producto aparecerá la pantalla de cantidad, en el deberá ingresar la cantidad deseada del producto seleccionado
Verificar que el ítem del producto y la cantidad sea la deseada
- Una vez verificado que los campos estén correctos se dará clic en Finalizar Solicitud
Nota: La solicitud generada sera enviada al correo del usuario con el que se hizo el ingreso al sistema Neola Cloud
🛒 Generar Orden de Despacho
- Para ingresar al modulo de Orden de Despacho se deberá dar clic en la pestaña "Orden de Despacho"
- Para generar la Orden de Despacho se debera seguir los mismo paso que se hizo para Generar la Solicitud de Compra, llenar todos los campos solicitados dentro de la pestaña
Verificar que el ítem del producto y la cantidad sea la deseada
- Una vez verificado que los campos estén correctos se dará clic en Finalizar Solicitud
Nota: La solicitud generada sera enviada al correo del usuario con el que se hizo el ingreso al sistema Neola Cloud
🛒 Generar Orden de Servicio
- Para ingresar al modulo de Orden de Servicio se deberá dar clic en la pestaña "Orden de Servicio"
- Al igual que las generaciones anteriores se deberá llenar los campos solicitados
- Buscar Proveedor: Se deberá ingresar el nombre del proveedor o servicio a solicitar
- Descripción del Servicio: Se ingresará una descripción breve respecto al servicio
- Fecha de Servicio: Selección de fecha de cuando se realizo el servicio
- Formas de pago: Seleccionar el tipo de pago
- Valor del Servicio: Ingreso del valor total del servicio y de si incluye o no el IVA
Verificar que todos los campos estén correctamente
- Una vez verificado que los campos estén correctos se dará clic en Finalizar Solicitud
Nota: La solicitud generada sera enviada al correo del usuario con el que se hizo el ingreso al sistema Neola Cloud
🧾 Generar o Visualizar Reportes
- Para poder Visualizar un resumen de las Ordenes Generadas se dara clic en "Ver Reportes"
- De ser el caso el usuario podrá VER o DESCARGAR dicha solicitud dando clic en los botones del lado derecho
Registro de pagos con Anexos Auxiliares
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico. 
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú 
en la parte superior izquierda.
- En el menú principal ingresar al módulo de Contabilidad seguidamente en Conciliación Bancaria
- En la pestaña de Libro Bancos, en el apartado de Tipo de Transacción se deberá seleccionar Nota de Debito Bancario
- Seleccionamos la opción Varias Cuentas
- Una vez ingresado, se deberá colocar el Valor a pagar y dar clic en Ingresar Registro
- Posteriormente, en el Botón Anexar Transacciones
- Dar clic en Buscar para poder seleccionar la cuenta Cuenta a dirigir el pago
- Una vez seleccionada la cuenta, se deberá elegir el rango de fechas de lo que se desea pagar y posteriormente clic en Buscar, la cual mostrara los datos solicitados
- En la columna de Seleccionado usted podrá marcar el registro de desea cancelar manualmente dando doble clic o a su vez puede dar clic en los botones Marcar Todo o Desmarcar Todo
NOTA: El valor ingresado anteriormente debe coincidir con el valor de registros seleccionados o total del aporte
- Una vez seleccionado los registros se deberá dar clic en Aceptar
- Una vez aceptado, el sistema cargara la información en la pantalla
- Una vez cargada la información me permitirá guardar en Edición seguido en Guardar
Configuración de Botones Módulo de Facturación
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al Módulo de Mantenimiento, seguidamente en la sección de Configuración
- Una vez ingresado, no dirigimos a la pestaña Punto de Venta y posteriormente damos clic en el botón con los 3 puntos, para ingresar a la edición.
- Como primera vista, tendremos la pestaña Pantalla, esta mostrara los botones principales, para crear una nueva pantalla se deberá ingresar el nombre seguidamente en botón Nuevo.
- En la segunda pestaña, denominada Botones, se podrán editar y configurar los botones correspondientes a la pantalla seleccionada.
- En la opción de Pantalla se podrá elegir, cualquier pantalla configurada en el anterior paso
- Posteriormente, se deberá completar la información del nuevo botón, ingresando su nombre y definiendo su funcionamiento.
NOTA: El botón podrá asociarse a un Ítem o directamente a una Pantalla, según la necesidad.
- Además, es posible asignarle un color para facilitar su identificación, también, se puede establecer el precio que se mostrará y utilizará al seleccionar dicho botón.
- Una vez, ingresada la información necesaria del botón para guardarlo se deberá dar clic en el botón Nuevo
- Finalmente, si se desea ubicar el botón en una posición específica, se podrán utilizar las flechas ubicadas en la parte inferior de la pantalla para desplazarlo hasta la ubicación deseada.
Activación de Seguridad en Gmail
- Si aún no dispone de una cuenta de Gmail, deberá crear una. En caso de que ya cuente con una, simplemente inicie sesión con sus credenciales para acceder a su correo electrónico.
- Una vez, ingresado se deberá dar clic sobre el icono de usuario que se encuentra en la parte superior derecha de su pantalla para ingresar en Administrar tu Cuenta de Google.
Crear Items
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al modulo Inicio, seguidamente en la sección de ítems.
Nota: Si aparece la siguiente pantalla, se recomienda cerrarla, ya que la configuración del rubro y subrubro podrá realizarse posteriormente al momento de ingresar la información del ítem.
- Posteriormente, deberá ingresar la información correspondiente al nuevo ítem. Para ello, complete los campos requeridos, como Código de Fábrica, Nombre del Ítem, seleccione el Rubro al que pertenece y, a continuación, el Subrubro correspondiente. Finalmente, complete los demás campos con la información que considere necesaria según los requerimientos del producto.
- Una vez ingresada la información del ítem, diríjase a la esquina superior izquierda de la pantalla y haga clic en el menú Edición. A continuación, seleccione la opción Crear o Guardar para registrar la información.
- Damos clic en Si, como respuesta al deseo de crear el ítem
- Finalmente, se mostrará la ventana de Edición de Precios, en la que deberá ingresar el PVP del ítem. Además, deberá seleccionar el porcentaje de IVA correspondiente e indicar si el valor del PVP ingresado incluye o no incluye el IVA.
- Para guardar la información correspondiente a los precios registrados, haga clic en el menú Edición y, a continuación, seleccione la opción Actualizar Precio.
Por último, para verificar que el ítem fue creado correctamente, utilice la barra de búsqueda ubicada en el panel inferior. Puede realizar la búsqueda ingresando el Nombre del Ítem o el Código de Fábrica, lo que le permitirá filtrar los registros y confirmar que el nuevo ítem se ha creado correctamente.
Re-imprimir Cajas
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al Modulo de Inicio, seguidamente de la opción Cajas
- Una vez ingresado al sistema, diríjase a la pestaña Cajas y seleccione la opción Punto de Venta.
- Nos dirigimos a la pestaña de Historial
- Una vez ingresado al Historial, le aparecerá un listado de las ultimas cajas
- Para visualizar una caja, haga doble clic sobre la caja que desea consultar y, a continuación, haga clic en el botón Visualizar Caja.
- Finalmente, se abrirá la pestaña Detalle, en la cual podrá visualizar toda la información correspondiente a la caja seleccionada. Si desea realizar alguna acción, como enviar la información por correo electrónico o reimprimir el comprobante, haga clic en el botón correspondiente a la opción que desea ejecutar.
Asignación de Centro de Costos 2
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al Módulo de Contabilidad seguidamente en Plan de Cuentas
- Ingresamos a la pestaña Libro Diario y Mayor
- Para facilitar la búsqueda de un movimiento contable, podrá aplicar filtros como el rango de fechas o el tipo de asiento.
Para buscar un asiento específico, ingrese el código correspondiente según su tipo, seguido de la numeración del asiento
- Una vez realizada la búsqueda, seleccione el movimiento contable haciendo clic sobre el registro correspondiente.
- Una vez seleccionado el movimiento contable, ingrese a la pestaña Opciones y seleccione la opción Editar Asiento.
- Deslizamos la pantalla hasta la ultima columna nombrada C.C.2
- Elegimos la cuenta que deseamos asignar el Centro de Costos 2 y damos doble clic sobre este
- Posteriormente seleccionamos el Centro de Costo 2 que deseamos asignar y cerramos la pantalla
- Para guardar la asignación damos clic en Edición seguidamente en Guardar
Registro de Requisiciones
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al Módulo de Transacciones → Movimientos
- Una vez ingresado al módulo, el sistema mostrará por defecto que se realizará una requisición e indicará la bodega desde la cual se despacharán los productos.
- Para realizar la requisición, utilice la barra de búsqueda para localizar el producto que desea solicitar. A continuación, ingrese la cantidad requerida y agréguela a la requisición.
- Para facilitar el proceso, el sistema mostrará la cantidad disponible en stock del producto seleccionado. Posteriormente, ingrese la cantidad requerida y haga clic en el botón Ingresar para agregar el producto a la requisición.
- Para guardar la requisición, haga clic en el menú Edición de la barra de herramientas y, a continuación, seleccione la opción Nuevo Movimiento para registrar la requisición en el sistema.
Edición, Anulación y Autorización de Requisiciones
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al Módulo de Transacciones → Movimientos
NOTA: TENER EN CUENTA QUE LA PESTAÑA MOVIMIENTOS SE UTILIZA PARA REGISTRAR LAS REQUISICIONES, MIENTRAS QUE LA PESTAÑA REQUISICIONES PENDIENTES ESTÁ DESTINADA A AUTORIZAR O ANULAR LAS REQUISICIONES PREVIAMENTE REGISTRADAS.
Anulación de Requisiciones
- Para anular una requisición, seleccione la requisición que desea cancelar haciendo clic sobre ella y, a continuación, haga clic en el botón Anular. El sistema solicitará la confirmación correspondiente antes de completar el proceso.
Edición de Requisiciones
- Para editar una requisición, seleccione la requisición correspondiente y espere a que su información se muestre en el panel inferior de Edición. Desde allí podrá realizar las modificaciones necesarias, como cambiar la cantidad o reemplazar un ítem en caso de haber seleccionado uno incorrecto.
NOTA: NO ES NECESARIO ANULAR LA REQUISICIÓN SI ÚNICAMENTE DESEA CORREGIR LA INFORMACIÓN, YA QUE EL SISTEMA PERMITE EDITAR LOS DATOS ANTES DE SU AUTORIZACIÓN.
Autorización de Requisiciones
- Para autorizar una requisición, seleccione la requisición correspondiente y haga clic en el botón Autorizar. Una vez confirmada la acción, la requisición quedará autorizada y continuará con el proceso establecido por el sistema.
NOTA: LA REQUISICIÓN NO GENERARÁ EL MOVIMIENTO DE PRODUCTOS ENTRE BODEGAS HASTA QUE HAYA SIDO AUTORIZADA.
Aplicación de Promociones a los Productos de Facturación
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al módulo de Inicio → Facturación
- Ingresamos el pedido de mesa normalmente, seleccionando la mesa y tomando la orden al cliente.
- Una vez terminado la orden, para aplicar los descuentos de promoción ingresamos al botón Más → Promos
- Seleccionamos la Promoción Activa y damos clic en Agregar Promoción
- Finalmente deberá verificar que la promoción se haya aplicado correctamente
NOTA: ESTA ACCIÓN SE LA DEBE REALIZAR ANTES DE GENERAR LA PRECUENTA
Exportar Reporte de Rol de Pago - Formato por Áreas
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al módulo Contabilidad → Rol de Pagos
NOTA: SI LE APARECE UNA PANTALLA EMERGENTE SOLO CIERRE DICHA VENTANA
- Posteriormente ingresamos a la pestaña de Búsqueda
- Seleccionamos el ítem Rol de Pagos
- Damos clic derecho sobre Rol de Pagos y seleccionamos las opciones Exportar → Formato por Áreas
- Finalmente, se generará un archivo de Excel con los roles de pago organizados por áreas.
Creación y Cobro de GitfCards
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al módulo INICIO → FACTURACIÓN
CREACIÓN DE LA GIFTCARD
- En la ventana de Facturación, seleccione la Gift Card que desea generar o crear.
- Una vez seleccionado el método de pago para la Gift Card, se mostrará la siguiente pantalla, donde deberá completar la información solicitada, como:
Nombre: persona a quien va dirigida la Gift Card.
Correo electrónico: email de la persona que se enviará la Gift Card con su código QR.
Mensaje: mensaje que desea incluir en la Gift Card.
- Finalmente, dar clic en Generar GiftCard
- Una vez completada la información, se enviará un correo electrónico al destinatario registrado, el cual incluirá su código QR.
PAGO MEDIANTE GIFTCARD
- Una vez que el cliente desee cancelar su cuenta utilizando la Gift Card, seleccione como método de pago la opción Tarjeta.
- En la siguiente ventana, se mostrará la opción Gift Card, la cual deberá seleccionar para continuar con el proceso de pago.
- Finalmente, en la siguiente ventana, ingrese el código de la Gift Card que fue enviado al correo electrónico del cliente para completar el proceso de pago y dar clic en FINALIZAR.
NOTA: TENER EN CUENTA QUE LA GIFTCARD ES DE UN SOLO USO. EN CASO DE EXISTIR UN VALOR SOBRANTE O SALDO RESTANTE, ESTE NO PODRA SER UTILIZADO EN OTRA OCASION, NI TAMPOCO EXCEDER EL VALOR TOTAL DE LA GIFTCARD.
Asignación de Lotes en Ítems de Facturación
🔒 Ingreso al sistema
-Para empezar, inicia el programa Neola en tu ordenador e ingresa el usuario y contraseña proporcionado por tu técnico.
Haz clic en Ingresar
-Una vez en la pantalla principal, selecciona el ícono de Menú en la parte superior izquierda.
- Ingresamos al módulo de Inicio → Facturación
- En caso de querer editar un comprobante proforma ya registrada ingresamos dando clic en Comprobantes
- Seleccionamos el comprobante dando doble clic sobre el comprobante
- Elegimos la opción que deseemos realizar
- Seleccionamos el ítem para asignar el lote
- Damos clic en Herramientas → Asignar Lote
- Finalmente seleccionamos el lote y damos clic en SELECCIONAR LOTE
- Una vez seleccionado el lote en el detalle del ítem le mostrara la asignación del lote al ítem
NOTA: SE DEBE RELEALIZAR ESTE PROCESO EN TODOS LOS ÍTEMS DEL COMPROBANTE